Opmerking : De volgende informatie is een vertaling van de informatie over gegevensbescherming van BABOR uit het Duits. De informatie omvat derhalve met name de Europese regelgeving inzake gegevensbescherming. Nationale voorschriften van uw land van verblijf, in het bijzonder in het kader van de vervulling van wettelijke voorschriften alsmede de waarborging van wettelijke opslagverplichtingen, kunnen derhalve in individuele gevallen afwijken.
In het kader van de zakelijke relatie tussen Dr. Babor GmbH & Co KG worden persoonsgegevens door de contractpartner verwerkt.
1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?
De voor de verwerking verantwoordelijke is Dr. BABOR GmbH & Co KG samen met Babor Retail GmbH, gevestigd aan de Neuenhofstraße 180, D- 52078 Aken, Tel.: + 49 (0) 241 / 5296 - 0, e-mail: [email protected].
U kunt onze functionaris voor gegevensbescherming bereiken op: [email protected]
2. Welke gegevens worden verwerkt?
Wij verwerken de volgende gegevens in eerste instantie voor de voorbereiding en uitvoering van contracten met u (art. 6. lid 1 b AVG - nakoming van contractuele verplichtingen). Dit omvat in het bijzonder:
· Naam en voornaam van de contractant (bij rechtspersonen ook van de contactpersonen)
· Factuuradres
· E-mailadres(sen) voor communicatie met de klant, facturering en verdere informatieverstrekking in het kader van de contractuele relatie
· Rekeningverbinding
BABOR stelt zijn zakenpartners een "klantenportaal" ter beschikking, via welk verdere informatie die u daar bekendmaakt, kan worden verwerkt (bijv EmailAdress, Koopverhalten).
3. verwerkingsdoeleinden
Wij gebruiken deze informatie voor de voorbereiding en uitvoering van de zakelijke relatie. Dit omvat met name de noodzakelijke communicatie over onze producten, uw bestellingen en komende innovaties, coördinatie van afspraken en informatie over opleidingen en evenementen.
Wij verwerken persoonsgegevens (in het bijzonder naam, voornaam en e-mailadres) van contactpersonen in uw bedrijf op grond van ons gerechtvaardigd belang om de communicatie met onze zakenpartners soepel te laten verlopen en onze contractuele verplichtingen na te komen (art. 6 lid 1 f AVG).
In bijzondere gevallen (bijv. gebruik van foto's of bijzondere informatie) vragen wij u om toestemming voor de verwerking van deze persoonsgegevens. De verwerking is dan gebaseerd op art. 6 lid 1 a AVG - toestemming). U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken met effect voor de toekomst.
Wij verwerken uw persoonsgegevens ook indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. commerciële, fiscale wetgeving) of om te voldoen aan controle- en rapportageverplichtingen op grond van de belastingwetgeving, alsmede om gegevens te archiveren ten behoeve van de gegevensbeveiliging (bijv. logbestanden bij toegang tot onze IT-systemen zoals het klantenportaal) en voor controle door fiscale en andere autoriteiten. Daarnaast kan de openbaarmaking van persoonsgegevens noodzakelijk worden in het kader van officiële/rechterlijke maatregelen (verzoeken van autoriteiten met het oog op bewijsvergaring, strafrechtelijke vervolging of tenuitvoerlegging van civiele vorderingen). De verwerking is dan gebaseerd op art. 6 lid 1 c AVG - nakoming van wettelijke verplichtingen.
Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken op basis van een belangenafweging ter bescherming van het gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f AVG) van ons of van derden. Dit gebeurt voor de volgende doeleinden:
· voor reclame of marktonderzoek, indien u geen bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van uw gegevens; bijvoorbeeld bij het gebruik van ons onlineportaal of de kassaoplossingen
· voor de beperkte opslag van uw gegevens indien verwijdering niet mogelijk is of slechts met onevenredige inspanning mogelijk is vanwege het speciale type opslag.
· voor de verdere ontwikkeling van diensten en producten en van bestaande systemen en processen.
· voor statistische evaluaties of voor marktanalyses.
· voor privaatrechtelijke of officiële verklaringen.
· voor het instellen van rechtsvorderingen en het voeren van verweer in juridische geschillen die niet rechtstreeks verband houden met de contractuele relatie.
· voor het beveiligen en uitoefenen van onze huisrechten door middel van passende maatregelen (bijvoorbeeld videobewaking) wanneer u ons bezoekt.
· Voor klantclassificatie.
4. wie ontvangt uw gegevens?
Wij geven uw persoonsgegevens binnen ons bedrijf door aan de afdelingen en bedrijven die deze gegevens nodig hebben om contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen of om onze legitieme belangen uit te voeren.
Daarnaast kunnen de volgende instanties uw gegevens ontvangen:
- Door ons gebruikte verwerkers (art. 28 AVG), dienstverleners voor ondersteunende activiteiten en andere verantwoordelijken in de zin van de AVG, met name op het gebied van IT-diensten, logistiek, koeriersdiensten, drukkerijdiensten, externe datacenters, ondersteuning/onderhoud van IT-toepassingen, CRM-toepassing, archivering, documentverwerking, boekhouding en controle, gegevensvernietiging, inkoop/aanbesteding, klantenbeheer, brievenwinkels, marketing, telefonie, nieuwsbrieftool, websitebeheer, belastingadvies, accountantsdienst, kredietinstellingen.
- Openbare organen en instellingen in geval van een wettelijke of officiële verplichting op grond waarvan wij verplicht zijn informatie te verstrekken, verslag uit te brengen of gegevens door te geven, of indien het doorgeven van gegevens in het algemeen belang is.
- Autoriteiten en instellingen op grond van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van de derde (bv. aan autoriteiten, kredietbureaus, incasso, advocaten, rechtbanken, taxateurs en controle-instanties).
- andere instanties waarvoor u ons toestemming hebt gegeven om gegevens door te geven.
5. contact met onze dienst
Als u vragen voor ons heeft, stuur dan gerust een bericht naar onze Klantenservice.
Hiervoor kunt u een e-mail sturen naar [email protected] of ons bellen.
Als u de opties gebruikt en contact met ons opneemt, gebruiken wij uw gegevens om uw vragen te beantwoorden en contact met u op te nemen. De rechtsgrondslag voor de hiermee verbonden gegevensverwerking is art. 6 lid 1 b AVG in het geval van contractgerelateerde aanvragen, en art. 6 lid 1 f AVG in alle andere gevallen, vanwege ons belang om binnenkomende aanvragen correct en snel te verwerken en het resultaat van de verwerking te documenteren.
Wij registreren en beheren alle verzoeken in een ticketsysteem. Dit systeem stelt ons in staat de verzoeken systematisch te verwerken en de afhandeling intern te versnellen. De behandeling van het verzoek wordt door de betrokkenen in het ticketsysteem gedocumenteerd.
Op basis van de wettelijke bewaartermijn worden de ingevoerde gegevens na definitieve verwerking, maar uiterlijk na 6 jaar verwijderd.
6. doorgifte van uw gegevens aan een derde land of aan een internationale organisatie
De gegevensverwerking buiten de EU of de EER vindt plaats in afzonderlijke procedures. In die gevallen zorgen wij er contractueel voor dat een vergelijkbaar beschermingsniveau door de contractant wordt gewaarborgd en dat vergelijkbare afspraken worden gemaakt.
7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Voor zover noodzakelijk verwerken wij uw persoonsgegevens voor de duur van onze zakelijke relatie, dit omvat ook het initiëren en uitvoeren van een contract.
Daarnaast zijn wij onderworpen aan diverse bewaar- en documentatieverplichtingen, die onder meer voortvloeien uit het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) en het Duitse Belastingwetboek (AO). De daar genoemde bewaar- en documentatietermijnen bedragen tot tien jaar na het einde van de zakelijke relatie of de precontractuele rechtsverhouding.
Uiteindelijk wordt de bewaartermijn ook getoetst aan de wettelijke verjaringstermijnen, die bijvoorbeeld volgens §§ 195 e.v. van het Duits Burgerlijk Wetboek (BGB) in de regel drie jaar bedragen, maar in bepaalde gevallen tot dertig jaar kunnen oplopen. Afwijkende bewaartermijnen worden vermeld in de respectieve paragrafen van deze mededeling.
8. uw rechten inzake gegevensbescherming
U heeft het recht op informatie krachtens artikel 15 GDPR, het recht op rectificatie krachtens artikel 16 GDPR, het recht op wissen krachtens artikel 17 GDPR, het recht op beperking van de verwerking krachtens artikel 18 GDPR en het recht op dataportabiliteit krachtens artikel 20 GDPR). Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketing doeleinden, heeft u een fundamenteel recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door ons op grond van artikel 21 AVG. Dit recht van bezwaar geldt in geval van bijzondere omstandigheden in uw persoonlijke situatie, voor zover dwingende belangen van ons bedrijf die bescherming verdienen, daar niet tegenin gaan. Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de verstrekte contactgegevens of [email protected].
9. omvang van uw verplichtingen om ons uw gegevens te verstrekken
U hoeft alleen die gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het aangaan en uitvoeren van een zakelijke relatie of voor een precontractuele relatie met ons of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst doorgaans niet sluiten of uitvoeren. Dit kan ook betrekking hebben op gegevens die later in de loop van de zakelijke relatie nodig zijn. Als wij u om aanvullende gegevens vragen, wordt u apart geïnformeerd over het vrijwillige karakter van de informatie.
10. uw recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit
U heeft een recht van beroep bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG).
De voor ons verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit is de commissaris van de deelstaat NRW voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie.